Bài viết

Cải tiến sprint với Sailboat

Sailboat là một kỹ thuật để tiến hành buổi cải tiến dựa trên hình ảnh ẩn dụ của một chiếc thuyền buồm. Nhóm xác định các neo (trở ngại) và gió (yếu tố tích cực) và chọn một vùng để cải tiến. Kỹ thuật này được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu buổi cải tiến, cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để cả nhóm có thể dán các ý kiến của mình lên đó. Cần vẽ sẵn chiếc thuyền buồm lên trên bảng (tham khảo hình dưới).

Thuyền buồm

Thuyền buồm

Đối với một chiếc thuyền buồm, có những thứ làm cho nó di chuyển chậm lại, chẳng hạn như là các neo; cũng có những thứ làm cho nó di chuyển nhanh hơn, chẳng hạn như gió. Đối với một nhóm cũng vậy, có những yếu tố gây trở ngại cho nhóm và có những yếu tố thúc đẩy nhóm.

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên liệt kê lần lượt những yếu tố trở ngại và thuận lợi. Mỗi một ý kiến được ghi trên một tờ giấy dán.

Một người có thể ghi hết một lượt các ý kiến của mình rồi sau đó dán lên cùng một lúc, nhưng tốt nhất thì nên viết được cái nào thì dán ngay lên cái đó. Người hỗ trợ cần quan sát để đảm bảo rằng các thành viên đang tham gia tích cực. Nếu không, có thể đẩy một vài người “làm gương” để những người khác tích cực hơn. Thời gian này cần được đóng khung.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên đọc các ý kiến và gộp những ý kiến trùng nhau hoặc có liên quan với nhau lại thành các nhóm. Sau đó, một người sẽ đặt tên cho từng nhóm, đại diện cho những ý kiến nằm trong nhóm đó.

Lựa chọn hành động cải tiến

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên bỏ phiếu để lựa chọn nhóm ý kiến (hoặc 1 ý kiến) mà mình muốn cải tiến. Có thể sử dụng hình thức “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi thành viên được quyền chọn 3 hạng mục mà mình mong muốn bằng cách ghi lên đó một dấu chấm, các hạng mục nào được nhiều người chấm nhất thì được lựa chọn.

Sau khi đã xác định được những vấn đề muốn cải tiến, hãy thảo luận trong nhóm để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các thay đổi sẽ thực hiện trong thời gian tới.

Đọc thêm:

Cải tiến sprint

Cải tiến Sprint với Speedboat

Cải tiến Sprint với Glad, Sad, Mad.

Cải tiến sprint với SpeedBoat

SpeedBoat là kỹ thuật để tiến hành buổi cải tiến dựa trên hình ảnh ẩn dụ của một chiếc thuyền cao tốc. Mục đích của kỹ thuật này là xác định độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ mà mình cung cấp. Nó được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để vẽ hình chiếc thuyền và để các thành viên có thể dán ý kiến của mình lên đó. Chiếc thuyền có các neo (đại diện cho những yếu tố gây cản trở tốc độ), một vài tảng đá ở bên dưới (đại diện cho những rủi ro), và động cơ (đại diện cho các yếu tố tích cực). Tham khảo hình dưới.

SpeedBoat

SpeedBoat

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu tất cả mọi người cùng ghi các ý kiến của mình về cả những yếu tố trở ngại và tích cực. Mỗi một ý kiến được vào trong một tờ giấy dán và lần lượt được dán vào vùng thích hợp.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên nhóm các ý kiến có liên quan lại với nhau. Sau đó, các thành viên sẽ bỏ phiếu để lựa chọn những hạng mục mà mình muốn thực hiện cải tiến. Có thể sử dụng hình thức “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi thành viên được lựa chọn 3 hạng mục và mình muốn bằng cách ghi một dấu chấm lên đấy. Những hạng mục nào có nhiều dấu chấm thì sẽ được lựa chọn để cải tiến.

Đưa ra các hành động cải tiến

Khi đã lựa chọn được các hạng mục cần cải tiến thì cả nhóm thảo luận để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sau đó đề xuất các thay đổi cần thiết thực hiện trong thời gian tới.

Đọc thêm:

Cải tiến sprint

Cải tiến Sprint với Sailboat

Cải tiến Sprint với Glad, Sad, Mad.

Cải tiến sprint với Glad, Sad, Mad

Glad, Sad, Mad là một kỹ thuật để thực hiện buổi cải tiến dựa trên việc phân loại các ý kiến của thành viên thành 3 nhóm: Glad (vui mừng), Sad (buồn), và Mad (tức giận). Những hạng mục nào mà mình cảm thấy hài lòng thì được phân loại vào mục Glad. Những hạng mục nào mà mình chưa cảm thấy hài lòng và có thể cải tiến được thì đưa vào mục Sad. Những hạng mục nào mà gây cản trở nghiêm trọng và mình mong muốn loại bỏ nó ngay thì đưa vào mục Mad. Đây là một kỹ thuật được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu thì cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để vẽ một bảng 3 cột: Glad, Sad, Mad và đủ rộng để dán tất cả các ý kiến của các thành viên (tham khảo ảnh).

Bảng Glad, Sad, Mad

Bảng Glad, Sad, Mad

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên ghi tất cả những quan sát của mình và từng mảnh dấy dán. Mỗi ý kiến trên một mảnh riêng biệt rồi sau đó dán lên cột tương ứng trên bảng. Mỗi ý kiến nên được ghi ngắn gọn, súc tích đủ để mọi người cùng hiểu đúng về vấn đề. Hoạt động này cần được đóng khung thời gian, chẳng hạn 10 hoặc 15 phút.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ gộp các ý kiến trùng nhau lại thành một, sau đó các thành viên trong nhóm bỏ phiếu để lựa chọn ra những hạng mục mà mình muốn thảo luận. Một cách làm phổ biến đó là sử dụng “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi một thành viên được lựa chọn tối đa 3 hạng mục bằng cách ghi một dấu chấm vào mỗi một tờ giấy dán mà mình lựa chọn. Những hạng mục nào có nhiều dấu chấm thì sẽ được thảo luận trước. Người hỗ trợ sẽ sắp xếp lại trật tự các tờ giấy dán dựa trên kết quả bỏ phiếu của cả nhóm.

Thảo luận và đưa ra hành động cải tiến

Sau đó, cả nhóm sẽ lần lượt thảo luận từng hạng mục một, cho đến khi không còn hạng mục nào nữa, hoặc là đã hết thời gian đóng khung. Việc thảo luận nên tập trung vào việc đưa ra những hành động cải tiến có thể thực hiện được trong thời gian tới. Kể cả trong những hạng mục ở cột “Glad” thì cũng vẫn có thể cải tiến để nó tốt hơn.

Đọc thêm:

Cải tiến sprint

Cải tiến Sprint với Speedboat

Cải tiến Sprint với Sailboat

Cải tiến Sprint

Cải tiến Sprint là một sự kiện quan trọng trong Scrum diễn ra ngay sau buổi Sơ kết Sprint nhằm mục đích thanh tra và thích nghi quy trình làm việc. Nói cách khác đây là dịp để Nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình để làm việc tốt hơn trong Sprint sau.

Thành phần tham dự: Nhóm Phát triểnScrumMaster bắt buộc phải tham dự. Product Owner có thể tham dự hoặc không. Ngoài ra Nhóm Phát triển còn có thể mời thêm những người khác cùng tham dự nếu cần thiết.

Thời gian: Sự kiện này được đóng khung trong 3 giờ đối với Sprint 1 tháng. Với các Sprint ngắn hơn thì thời gian có thể ngắn hơn, vào khoảng 45 phút tương ứng với 1 tuần làm việc của Sprint.

Mục đích của buổi Cải tiến Sprint bao gồm:

  • Thanh tra lại Sprint trước, về các yếu tố liên quan đến con người, giao tiếp, quy trình và công cụ.
  • Liệt kê những hạng mục đã làm tốt và những hạng mục có thể cải tiến được.
  • Lên kế hoạch triển khai các cải tiến về cách làm việc của Nhóm Scrum.

Có rất nhiều kỹ thuật để tiến hành một buổi Cải tiến Sprint, chẳng hạn như Glad-Sad-Mad, SpeedBoat, SailBoat,… Trang RetrospectiveWiki có liệt kê một số kỹ thuật thường được dùng.

Có một lỗi mà các nhóm thường gặp phải đó là buổi cải tiến chỉ tập trung vào những vấn đề làm chưa tốt để cải tiến. Điều này thường dẫn đến tình trạng các thành viên có cảm giác không thích thú với sự kiện này và xem nó như một cuộc họp mang tính tiêu cực. Hãy cố gắng tạo ra sự hứng thú và tinh thần tích cực trong các thành viên bằng cách động viên thông qua những công việc đã làm tốt.

Mặc dù việc cải tiến có thể diễn ra bất cứ lúc nào, nhưng sự kiện Cải tiến Sprint vẫn là thời điểm chính thức được quy định để làm việc này. Tuân thủ và thực hiện tốt sự kiện này là cách để tạo một thói quen thanh tra và thích nghi quy trình làm việc trong nhóm.

Đọc thêm:

Cải tiến Sprint với Speedboat

Cải tiến Sprint với Sailboat

Cải tiến Sprint với Glad, Sad, Mad.

Agipedia

Cải tiến sprint với Sailboat

Sailboat là một kỹ thuật để tiến hành buổi cải tiến dựa trên hình ảnh ẩn dụ của một chiếc thuyền buồm. Nhóm xác định các neo (trở ngại) và gió (yếu tố tích cực) và chọn một vùng để cải tiến. Kỹ thuật này được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu buổi cải tiến, cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để cả nhóm có thể dán các ý kiến của mình lên đó. Cần vẽ sẵn chiếc thuyền buồm lên trên bảng (tham khảo hình dưới).

Thuyền buồm

Thuyền buồm

Đối với một chiếc thuyền buồm, có những thứ làm cho nó di chuyển chậm lại, chẳng hạn như là các neo; cũng có những thứ làm cho nó di chuyển nhanh hơn, chẳng hạn như gió. Đối với một nhóm cũng vậy, có những yếu tố gây trở ngại cho nhóm và có những yếu tố thúc đẩy nhóm.

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên liệt kê lần lượt những yếu tố trở ngại và thuận lợi. Mỗi một ý kiến được ghi trên một tờ giấy dán.

Một người có thể ghi hết một lượt các ý kiến của mình rồi sau đó dán lên cùng một lúc, nhưng tốt nhất thì nên viết được cái nào thì dán ngay lên cái đó. Người hỗ trợ cần quan sát để đảm bảo rằng các thành viên đang tham gia tích cực. Nếu không, có thể đẩy một vài người “làm gương” để những người khác tích cực hơn. Thời gian này cần được đóng khung.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên đọc các ý kiến và gộp những ý kiến trùng nhau hoặc có liên quan với nhau lại thành các nhóm. Sau đó, một người sẽ đặt tên cho từng nhóm, đại diện cho những ý kiến nằm trong nhóm đó.

Lựa chọn hành động cải tiến

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên bỏ phiếu để lựa chọn nhóm ý kiến (hoặc 1 ý kiến) mà mình muốn cải tiến. Có thể sử dụng hình thức “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi thành viên được quyền chọn 3 hạng mục mà mình mong muốn bằng cách ghi lên đó một dấu chấm, các hạng mục nào được nhiều người chấm nhất thì được lựa chọn.

Sau khi đã xác định được những vấn đề muốn cải tiến, hãy thảo luận trong nhóm để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các thay đổi sẽ thực hiện trong thời gian tới.

Cải tiến sprint với SpeedBoat

SpeedBoat là kỹ thuật để tiến hành buổi cải tiến dựa trên hình ảnh ẩn dụ của một chiếc thuyền cao tốc. Mục đích của kỹ thuật này là xác định độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ mà mình cung cấp. Nó được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để vẽ hình chiếc thuyền và để các thành viên có thể dán ý kiến của mình lên đó. Chiếc thuyền có các neo (đại diện cho những yếu tố gây cản trở tốc độ), một vài tảng đá ở bên dưới (đại diện cho những rủi ro), và động cơ (đại diện cho các yếu tố tích cực). Tham khảo hình dưới.

SpeedBoat

SpeedBoat

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu tất cả mọi người cùng ghi các ý kiến của mình về cả những yếu tố trở ngại và tích cực. Mỗi một ý kiến được vào trong một tờ giấy dán và lần lượt được dán vào vùng thích hợp.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên nhóm các ý kiến có liên quan lại với nhau. Sau đó, các thành viên sẽ bỏ phiếu để lựa chọn những hạng mục mà mình muốn thực hiện cải tiến. Có thể sử dụng hình thức “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi thành viên được lựa chọn 3 hạng mục và mình muốn bằng cách ghi một dấu chấm lên đấy. Những hạng mục nào có nhiều dấu chấm thì sẽ được lựa chọn để cải tiến.

Đưa ra các hành động cải tiến

Khi đã lựa chọn được các hạng mục cần cải tiến thì cả nhóm thảo luận để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sau đó đề xuất các thay đổi cần thiết thực hiện trong thời gian tới.

Cải tiến sprint với Glad, Sad, Mad

Glad, Sad, Mad là một kỹ thuật để thực hiện buổi cải tiến dựa trên việc phân loại các ý kiến của thành viên thành 3 nhóm: Glad (vui mừng), Sad (buồn), và Mad (tức giận). Những hạng mục nào mà mình cảm thấy hài lòng thì được phân loại vào mục Glad. Những hạng mục nào mà mình chưa cảm thấy hài lòng và có thể cải tiến được thì đưa vào mục Sad. Những hạng mục nào mà gây cản trở nghiêm trọng và mình mong muốn loại bỏ nó ngay thì đưa vào mục Mad. Đây là một kỹ thuật được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu thì cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để vẽ một bảng 3 cột: Glad, Sad, Mad và đủ rộng để dán tất cả các ý kiến của các thành viên (tham khảo ảnh).

Bảng Glad, Sad, Mad

Bảng Glad, Sad, Mad

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên ghi tất cả những quan sát của mình và từng mảnh dấy dán. Mỗi ý kiến trên một mảnh riêng biệt rồi sau đó dán lên cột tương ứng trên bảng. Mỗi ý kiến nên được ghi ngắn gọn, súc tích đủ để mọi người cùng hiểu đúng về vấn đề. Hoạt động này cần được đóng khung thời gian, chẳng hạn 10 hoặc 15 phút.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ gộp các ý kiến trùng nhau lại thành một, sau đó các thành viên trong nhóm bỏ phiếu để lựa chọn ra những hạng mục mà mình muốn thảo luận. Một cách làm phổ biến đó là sử dụng “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi một thành viên được lựa chọn tối đa 3 hạng mục bằng cách ghi một dấu chấm vào mỗi một tờ giấy dán mà mình lựa chọn. Những hạng mục nào có nhiều dấu chấm thì sẽ được thảo luận trước. Người hỗ trợ sẽ sắp xếp lại trật tự các tờ giấy dán dựa trên kết quả bỏ phiếu của cả nhóm.

Thảo luận và đưa ra hành động cải tiến

Sau đó, cả nhóm sẽ lần lượt thảo luận từng hạng mục một, cho đến khi không còn hạng mục nào nữa, hoặc là đã hết thời gian đóng khung. Việc thảo luận nên tập trung vào việc đưa ra những hành động cải tiến có thể thực hiện được trong thời gian tới. Kể cả trong những hạng mục ở cột “Glad” thì cũng vẫn có thể cải tiến để nó tốt hơn.

Cải tiến Sprint

Cải tiến Sprint là một sự kiện quan trọng trong Scrum diễn ra ngay sau buổi Sơ kết Sprint nhằm mục đích thanh tra và thích nghi quy trình làm việc. Nói cách khác đây là dịp để Nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình để làm việc tốt hơn trong Sprint sau.

Thành phần tham dự: Nhóm Phát triểnScrumMaster bắt buộc phải tham dự. Product Owner có thể tham dự hoặc không. Ngoài ra Nhóm Phát triển còn có thể mời thêm những người khác cùng tham dự nếu cần thiết.

Thời gian: Sự kiện này được đóng khung trong 3 giờ đối với Sprint 1 tháng. Với các Sprint ngắn hơn thì thời gian có thể ngắn hơn, vào khoảng 45 phút tương ứng với 1 tuần làm việc của Sprint.

Mục đích của buổi Cải tiến Sprint bao gồm:

  • Thanh tra lại Sprint trước, về các yếu tố liên quan đến con người, giao tiếp, quy trình và công cụ.
  • Liệt kê những hạng mục đã làm tốt và những hạng mục có thể cải tiến được.
  • Lên kế hoạch triển khai các cải tiến về cách làm việc của Nhóm Scrum.

Có rất nhiều kỹ thuật để tiến hành một buổi Cải tiến Sprint, chẳng hạn như Glad-Sad-Mad, SpeedBoat, SailBoat,… Trang RetrospectiveWiki có liệt kê một số kỹ thuật thường được dùng.

Có một lỗi mà các nhóm thường gặp phải đó là buổi cải tiến chỉ tập trung vào những vấn đề làm chưa tốt để cải tiến. Điều này thường dẫn đến tình trạng các thành viên có cảm giác không thích thú với sự kiện này và xem nó như một cuộc họp mang tính tiêu cực. Hãy cố gắng tạo ra sự hứng thú và tinh thần tích cực trong các thành viên bằng cách động viên thông qua những công việc đã làm tốt.

Mặc dù việc cải tiến có thể diễn ra bất cứ lúc nào, nhưng sự kiện Cải tiến Sprint vẫn là thời điểm chính thức được quy định để làm việc này. Tuân thủ và thực hiện tốt sự kiện này là cách để tạo một thói quen thanh tra và thích nghi quy trình làm việc trong nhóm.