Cách lập kế hoạch tuần cho nhóm làm việc từ xa

Lập kế hoạch là một công việc quan trọng của quản trị nhóm. Một số nhóm chọn thứ 6 – ngày cuối cùng của tuần, một số nhóm chọn thứ 2- ngày đầu tiên của tuần.

Cho dù nhóm của bạn chọn ngày nào, sau phiên này, cả nhóm cũng sẽ bắt đầu tuần mới, một chu kì mới, một cuộc chạy nước rút mới.

Do vậy, nhóm của bạn cần phải làm rõ các nội dung:

  1. Mục tiêu tuần này của nhóm là gì?
  2. Cuối tuần này, nhóm của bạn sẽ hoàn thành những sản phẩm hay những hạng mục nào?
  3. Bằng cách nào cả nhóm sẽ đạt được những điều trên?

 

 

Bước 1: Chuẩn bị

Công tác chuẩn bị trước phiên lập kế hoạch tuần cho nhóm phải được chuẩn bị kĩ lưỡng để hoạt động này đạt được hiệu quả. Công tác chuẩn bị này, quản lí có thể giao cho một thành viên trong nhóm chuẩn bị, nếu là nhóm Scrum thì sẽ do ScrumMaster lo.

Các việc cần chuẩn bị bao gồm:

  1. Năng lực của nhóm: ước tính dựa trên lịch nghỉ phép hoặc kế hoạch làm việc cuả từng thành viên.
  2. Mục tiêu dự kiến trong Tuần.
  3. Tình trạng của các sản phẩm, hoạt động nhóm đang triển khai.
  4. Phòng họp.
  5. Đặt lịch kèm chương trình cụ thể trên Google Calendar và thông báo cho mọi người.

Người được giao nhiệm vụ chuẩn bị có thể tính toán năng lực của nhóm bằng cách xem lịch nghỉ phép hoặc kế hoạch làm việc của từng thành viên.

Ví dụ nhóm của Hoa: Trang sẽ làm việc 24 giờ, Linh: 32 giờ, Phương: 40 giờ, Hoa: 40 giờ thì tổng thời gian làm việc của cả nhóm trong tuần này sẽ là: 136 giờ. ​Trừ đi tất cả các cuộc họp cả nhóm phải tham gia là 20 giờ, nhóm còn lại 116 giờ.

Mục tiêu dự kiến trong tuần có thể do Trưởng nhóm trực tiếp đưa ra dựa trên kế hoạch Quý hay Tháng đã có trước đó. Bạn có thể bỏ qua hạng mục chuẩn bị này nếu nhóm của bạn thường xuyên cùng nhau xây dựng mục tiêu ngay tại phiên lập kế hoạch.

Thay vào đó, hãy làm mịn lại bản Backlog/Kanban của nhóm để đảm bảo rằng nhóm sẽ không mất thời gian cho công việc này trong phiên lập kế hoạch.

Trưởng nhóm cũng cần xác định tình trạng của các sản phẩm mà nhóm đang sản xuất, các tính năng, các hoạt động mà nhóm đang thực hiện, kế hoạch của từng hoạt động cụ thể, chất lượng,… để đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho nhóm trong phiên lập kế hoạch.

Phiên lập kế hoạch nên được đặt một lịch cố định với ngày và khung giờ để tạo thói quen và nhịp độ làm việc cho các thành viên trong nhóm.

Tương tự đối với địa điểm họp cần sẵn sàng bàn, ghế, bảng, bút, có thể cần cả máy chiếu và nước uống trước khi bắt đầu họp. Nếu nhóm của bạn triển khai Scrum hay OKR, thì rất dễ rồi, bạn đã có các vai trò được phân sẵn. Nhưng nếu không, hãy phân công thêm người điều phối cuộc họp – làm nhiệm vụ giữ thời gian, đảm bảo việc chuẩn bị hậu cần đầy đủ, đảm bảo thời gian thảo luận của nhóm diễn ra đúng thời gian.

Trưởng nhóm là người đóng vai trò chủ toạ – định hướng cho nhóm thảo luận đúng hướng, giải đáp các câu hỏi và thắc mắc của các thành viên.

Bước 2: Họp

Bước vào phòng họp, cả nhóm sẽ bắt đầu thảo luận, làm rõ các nội dung như sau: ​Mục tiêu của tuần này là gì? Nếu nhóm triển khai Scrum, Product Owner sẽ đưa ra mục tiêu, cả nhóm xem xét có đồng thuận hay không, có điều chỉnh gì hay không.

Nếu nhóm của bạn triển khai OKR, chúng ta có 5 bước để xác định mục tiêu:

B1: Mỗi thành viên trong nhóm tự viết ra giấy note 1-3 mục tiêu mình nghĩ nhóm nên tập trung trong tuần tới.

B2: Dán các mục tiêu này lên bảng.

B3: Mọi người sẽ đọc lần lượt từng mục tiêu, xem mục tiêu nào trùng thì ghép.

B4: Thảo luận và lựa chọn các mục tiêu cả nhóm sẽ cùng tập trung. Trưởng nhóm có thể là người sẽ chốt.

B5: Viết lại mục tiêu mà nhóm đã thống nhất lên 1 tờ note.

Sau khi xác định được Mục tiêu, nhóm bước vào phần thảo luận xem chúng ta sẽ làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu đã xác định.

 

 

Phần xác định việc cần làm của nhóm sẽ tốt khi:

  • Những việc cần phải làm được viết lên từng stickynote, mỗi stickynote một việc.
  • Những việc cần làm này có định nghĩa hoàn thành.
  • Nhóm đã ước tính bao lâu để hoàn thành các việc này.
  • Trưởng nhóm hay trong nhóm Scrum là Product Owner hài lòng với cam kết của nhóm.
  • Các thành viên đều tin vào khả năng hoàn thành kế hoạch của nhóm.

 

 

Nếu nhóm của bạn triển khai OKR, với các Mục tiêu O đã có, cả nhóm sẽ cùng làm những việc sau:

B1: Mỗi thành viên tự viết ra 3-5 KR mà mình nghĩ cả nhóm cần thực hiện để đạt được Mục tiêu tuần.

B2: Dán các KR lên bảng.

B3: Mọi người sẽ đọc từng KR xem KR nào trùng thì ghép lại.

B4: Thảo luận, thống nhất các KR sẽ làm trong tuần để phục vụ Mục tiêu.

B5: Mọi người nhận KR mình sẽ thực hiện.

B6: Với từng KR, các cá nhân đưa ra danh sách các việc cần làm kèm theo định nghĩa hoàn thành, ước tính thời gian vào các stickynote.

B7: Trưởng nhóm sẽ góp ý cho các thành viên nếu cần.

Trong lúc nhóm thảo luận, người điều phối cuộc họp và trưởng nhóm đừng quên quan sát cách các thành viên trong nhóm của mình tham gia cuộc họp: Có ai làm việc riêng không? Có ai không đóng góp hay lắng nghe không? Thời gian có bị quá ở phần thảo luận nào không? Hãy ghi lại tất cả để cải tiến trong phiên sau.

 

 

Bước 3: Trực quan hoá

Chúng ta đã có các công việc cần làm được viết ở bước 2, hãy đưa các stickynote này lên bảng Kanban/Backlog của nhóm.

Công việc lập kế hoạch này tốn của cả nhóm khá nhiều thời gian, tuỳ năng lực của nhóm có thể mất 2-4 giờ cho hoạt động này. Một số tổ chức không có văn hoá như vậy, quỹ thời gian cũng có hạn hơn, vậy nhóm của bạn sẽ làm thế nào?

Bạn có thể thực hiện như sau:

B1: Quản lí hãy là người đưa ra mục tiêu, xác định kế hoạch tuần, các công việc cần làm.

B2: Tổ chức một phiên họp tối đa 1 giờ để thống nhất và thông qua với cả nhóm. Bạn có thể ghép phiên lập kế hoạch và họp giao ban để tiết kiệm thời gian, công sức chuẩn bị tổ chức. Cả nhóm sẽ đóng góp ý kiến dựa trên bản kế hoạch đã được xác định bởi quản lí.

B3: Đưa các công việc đã được thông qua, xác nhận lên bảng Kanban Và như vậy, nhóm của bạn đã có thể bắt đầu tuần mới được rồi!