Công cụ giúp nhóm làm việc từ xa cộng tác hiệu quả

Cho dù nhóm của bạn có bao nhiêu thành viên thì giao tiếp, cộng tác trong nhóm làm việc từ xa cũng vô cùng quan trọng. Chúng ta chia sẻ thông tin, kiến thức, thảo luận về dự án… Tất cả yêu cầu sự cộng tác để có thể đạt kết quả cao.

Bài này sẽ giới thiệu đến các bạn các công cụ giúp nhóm làm việc từ xacộng tác hiệu quả được nhiều người sử dụng nhất.

Các công cụ này được chia thành 7 nhóm, phục vụ cho các mục đích khác nhau của việc cộng tác.

 

 

  1. Nhóm công cụ cho các cuộc họp, hội thảo trực tuyến:

Công cụ loại này giúp nhóm của bạn thực hiện các cuộc họp online một cách dễ dàng như khi mọi người đang gặp mặt trực tiếp. Nếu nhóm của bạn có các thành viên ở xa, hoặc thường xuyên đi công tác thì việc sử dụng một công cụ họp trực tuyến phù hợp là vô cùng cần thiết.

Skype

Skype có lẽ không xa lạ đối với mọi người. Công cụ miễn phí này cho phép chúng ta giữ liên lạc với mọi người từ khắp nơi trên thế giới qua các cuộc gọi thoại và video với chất lượng rất cao, tin nhắn văn bản và chia sẻ màn hình giữa nhiều thiết bị.

Hơn nữa, nó cho phép gọi điện thoại di động và điện thoại cố định trên toàn thế giới nếu một người không có tài khoản Skype. Các cuộc gọi video có thể đạt tối đa 25 người.

Về chi phí:

Skype có Gói miễn phí (cho phép gọi điện thoại di động và điện thoại cố định được thanh toán theo tỷ lệ của Skype).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

 

 

GoToMeeting

GoToMeeting giúp nhóm từ xa của bạn không cần phải đi đâu để có một cuộc họp giống như một cuộc họp thực sự.Video chất lượng HD là đặc điểm nổi bật của GoToMeeting và nó rất phù hợp để tổ chức các hội thảo online.

GoToMeeting cho phép bạn sử dụng công cụ vẽ để tạo chú thích trong khi chia sẻ màn hình máy tính hay di động của bạn.

Để sử dụng GoToMeeting bạn chỉ cần truy cập vào link đã tạo được chia sẻ. Bạn cũng có thể lên lịch trước các cuộc họp và cài đặt trên hệ thống và sẽ được nhắc nhở để không bỏ lỡ cuộc họp nào.

Về Chi phí:

Bạn có thể Dùng thử miễn phí 14 ngày;

Và Đăng ký (bắt đầu từ $ 19/ người dùng / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên iOS, Windows, Mac, Web.

 

 

  1. Nhóm công cụ cộng tác qua tin nhắn:

Giúp các thành viên trong nhóm cải thiện tương tác thông qua nhắn tin bất kể ngày đêm. Tính linh động của tin nhắn giúp chuyển tải và lưu trữ thông điệp và đợi đến khi người nhận có thể đọc chúng.

Slack

Slack là giải pháp giao tiếp cho mọi công ty dù ở quy mô nào. Slack cho phép người sử dụng mở các kênh trò chuyện công khai hoặc riêng tư, cài đặt nhắc nhở, lưu trữ tài liệu dễ tìm kiếm.

Bạn cũng có thể sử dụng các cuộc gọi thoại và video với chất lượng tốt. Đặc biệt, bạn có thể nhận được tất cả các thông báo từ phần mềm bạn sử dụng tại nơi làm việc như email, google drive, vì Slack tích hợp với khoảng 800 sản phẩm và dịch vụ phần mềm khác nhau.

Về chi phí:

Có Gói miễn phí (cho phép dùng kênh riêng tư & công khai không giới hạn; 10.000 tin nhắn có thể tìm kiếm; tối đa 10 ứng dụng; cuộc gọi thoại & video 1:1; chia sẻ tệp; thông báo được cá nhân hóa);

Khi Đăng ký (bắt đầu từ $ 6,67/ người dùng / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

Chanty

Đây là ứng dụng trò chuyện nhóm đơn giản nhưng hiệu quả. Ứng dụng cho máy tính và thiết bị di động vận hành nhanh với giao diện rõ ràng, trực quan, cho phép nhóm của bạn trò chuyện công khai, riêng tư hoặc 1-1.

Bên cạnh đó bạn có thể tìm kiếm mọi thông tin từng được gửi, chuyển tiếp / ghim các tin nhắn quan trọng và chia sẻ tệp.

Đồng thời, Chanty cũng cho phép bạn liên lạc với nhóm của mình thông qua các cuộc gọi video và âm thanh chất lượng cao.

Về Chi phí:

Gói miễn phí (công cụ hiện đã có bản dùng thử).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Web.

 

 

  1. Nhóm công cụ cộng tác quản lý tài liệu:

Nhiều người có thể quản lý tài liệu cùng 1 lúc, bạn có thể nhanh chóng tạo, chia sẻ, đồng chỉnh sửa, tìm kiếm, ký điện tử tất cả các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

G Suite (Google Docs, Sheets, Slides)

G Suite hỗ trợ quản lý và sử dụng tài liệu các định dạng khác nhau từ word, excel đến powerpoint. Bạn có thể tự do mở, chỉnh sửa, lưu tệp và cộng tác trên các tài liệu. Nếu bạn muốn đồng chỉnh sửa một tệp với mọi người, bạn chỉ cần là chia sẻ liên kết tài liệu Google của bạn.

Bạn cũng có thể trò chuyện trong quá trình làm việc và viết bình luận để trao đổi trong quá trình chỉnh sửa.

Về chi phí:

Bạn có thể sử dụng miễn phí 15Gb dung lượng lưu trữ và tất cả

các tính năng. ​$ 1,99 / tháng cho lưu trữ 100Gb, 9,99 đô la / tháng cho 1TB và tối đa 30TB với giá $ 299 / tháng.

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Web.

 

 

Quip

Quip là giải pháp hợp lý cho việc quản lý tài liệu, ghi chú, danh sách nhiệm vụ, … và cho phép nhắn tin và trò chuyện trên đó. Bạn có thể lưu trữ tài liệu, tạo đồng thời lịch, bảng tính, bảng kanban ở cùng 1 nơi.

Về Chi phí:

Dùng thử miễn phí (thời lượng dùng thử miễn phí của bạn dựa trên hoạt động, không phải thời gian);

Đăng ký (bắt đầu từ $ 30 / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

  1. Nhóm công cụ cộng tác quản lý dự án

Jira

Jira là một trong những công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất. Phần mềm này cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích như các bảng với các mục Cần làm/ Đang làm/ Hoàn thành, báo cáo với thông tin chi tiết, lộ trình và các mục khác để phân công công việc và quản lý hoạt động nhóm.

Về Chi phí:

Dùng thử miễn phí 7 ngày; Đăng ký ($ 10 / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

Trello

Trello tạo ra giao diện với các thẻ công việc được đặt trong các mục cần làm/đang làm/ hoàn thành và dễ dàng di chuyển các thẻ đến các mục tương ứng khi bạn làm việc. Việc trực quan hóa quá trình làm việc này giúp nhóm kiểm soát quá trình một cách hiệu quả.

Các thẻ công công việc của bạn cũng có thể đặt ưu tiên bằng màu sắc khác nhau để làm nổi bật. Bạn cũng có thể thêm nhận xét, tạo danh sách kiểm tra, thêm nhãn và ngày hết hạn, tải lên tệp đính kèm và thảo luận với các thành viên cùng sử dụng.

Về Chi phí:

Gói miễn phí (bảng, danh sách, thẻ, thành viên, danh sách kiểm tra và tệp đính kèm không giới hạn; tăng sức mạnh cho mỗi bảng; tệp đính kèm tối đa 10 MB từ máy tính của bạn hoặc liên kết đến bất kỳ tệp nào từ Google Drive, Dropbox, Box hoặc OneDrive của bạn); Đăng ký (bắt đầu từ 9,99 đô la người dùng / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Web.

 

 

  1. Nhóm công cụ chia sẻ tập tin:

Cung cấp các tài liệu, hình ảnh hoặc video được cập nhật, tải lên và phân phối. Hơn nữa, bạn có thể lưu trữ và quản lý các tệp, có quyền truy cập vào chúng từ hầu hết mọi nơi.

Google Drive

Đây có thể được coi là nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Nó giúp bạn lưu trữ các tập tin và dễ dàng chia sẻ lại với người khác một cách có quản lý rõ ràng.

Nền tảng này hoạt động với Gmail và Google Photos, vì vậy bạn có thể lưu tất cả tài liệu và tệp đính kèm trực tiếp vào Drive. Chia sẻ tệp và làm việc với chúng với những người khác bằng các ứng dụng Docs, Sheets và Slides.

Về chi phí:

15Gb dung lượng lưu trữ và tất cả các tính năng miễn phí; $ 1,99 / tháng cho lưu trữ 100Gb, 9,99 đô la / tháng cho 1TB và tối đa 30TB với giá $ 299 / tháng.

Về nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Web.

 

 

Dropbox

Dropbox là một trong những dịch vụ lưu trữ trực tuyến nổi tiếng nhất với hơn 500 triệu người dùng trên toàn thế giới. Bạn không chỉ lưu trữ tất cả các tệp của mình cùng một nơi mà còn chia sẻ lời mời cộng tác các tệp và thư mục với người khác. Gửi liên kết qua email hoặc tin nhắn trò chuyện, truy cập tài liệu của bạn dễ dàng từ mọi nơi và mọi thiết bị.

Về chi phí:

Gói miễn phí (2 GB dung lượng);

Đăng ký (bắt đầu từ 9,99 đô la / tháng).

Về nền tảng:

Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

  1. Nhóm công cụ quản lý kiến thức:

Công cụ cho phép các thành viên chia sẻ, cập nhật, thu thập các thông tin, kiến thức phục vụ cho công việc của mình. Công cụ quản lý kiến thức giống như một kho lưu trữ tri thức của nhóm, vừa cập nhật, vừa tối ưu hóa, vừa có thể sử dụng chung.

Confluence

Confluence giúp nhóm làm việc có tổ chức và tập trung tất cả các thông tin cần thiết để cập nhật. Tạo ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án, yêu cầu sản phẩm bằng cách sử dụng mẫu, nhận phản hồi trực tiếp, ghim nhận xét quan trọng, tìm kiếm thông tin công ty, tất cả chỉ trên 1 nền tảng. Công cụ này cũng cung cấp các tiện ích bổ sung hữu ích như tạo câu hỏi để cùng thảo luận hay bỏ phiếu để chọn ý kiến, thời gian.

Về chi phí:

Dùng thử miễn phí 7 ngày;

Đăng ký (bắt đầu từ $ 10 / tháng).

Nền tảng:

Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

AnswerHub

Ứng dụng quản lý kiến thức answerHub được xây dựng trên một định dạng câu hỏi và câu trả lời. Bạn có thể là tác giả và công bố các bài viết của mình, đặt câu hỏi, viết bình luận, hoặc nêu ý tưởng, tạo hồ sơ người dùng và giao tiếp với đồng nghiệp qua tin nhắn.

Tất cả các bài viết có thể được tổ chức và quản lý rõ ràng bởi các nhóm hoặc chủ đề dễ dàng tìm kiếm các kiến thức.

Về chi phí:

Đăng ký (bắt đầu từ $ 500 / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Windows, Mac, Web.

 

 

  1. ​Công cụ quản lý thời gian​:

Cho phép các nhóm tổ chức và lên lịch các nhiệm vụ và kế hoạch. Bạn cũng có thể sử dụng chúng để tìm hiểu những gì chiếm thời gian của bạn trong quá trình làm việc, và do đó tăng cường sự tập trung của bạn vào những gì thực sự quan trọng.

Hubstaff

Hubstaff cho phép quản lý hiệu quả quy trình làm việc và năng suất của nhân viên từ xa. Bạn có thể đặt giới hạn thời gian hoặc chi phí cho các dự án và thiết lập giới hạn hàng tuần cho mỗi thành viên trong nhóm. Lập lịch tham dự, bảng điều khiển và các cấp độ hoạt động cho thấy một cái nhìn tổng quan về hoạt động chung.

Về chi phí:

Gói miễn phí (1 người dùng, theo dõi thời gian, lưu trữ ảnh chụp màn hình hạn chế, mức độ hoạt động);

Đăng ký (bắt đầu từ $ 5 / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Linux, Web.

 

 

ClickTime

Click time giải quyết các dự án tính toán phức tạp và cung cấp các kết quả một cách hiệu quả. Nền tảng này theo dõi giờ làm việc, ngân sách, thời gian nghỉ và hiệu suất dự án. Hơn nữa, nó cũng lập kế hoạch, phê duyệt và ghi lại chi phí dự án yêu cầu.

Về chi phí:

Dùng thử miễn phí 30 ngày;

Đăng ký (bắt đầu từ $ 10/ người dùng / tháng).

Về Nền tảng:

Sử dụng trên Android, iOS, Windows, Mac, Web.