Quản lý năng suất trong bối cảnh làm việc từ xa

Để đối phó với những điều không chắc chắn do Covid-19 gây ra, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đã yêu cầu nhân viên của họ làm việc từ xa.

Luôn ưu tiên thiết lập các chính sách rõ ràng và đào tạo làm việc từ xa trước đó, trong thời điểm khủng hoảng hoặc các tình huống thay đổi nhanh chóng, mức độ chuẩn bị có thể sẽ rất khả thi.

Có những bước cụ thể, dựa trên nghiên cứu mà các nhà quản lý có thể thực hiện, doanh nghiệp vẫn rất cần những nỗ lực lớn để cải thiện vai trò của người quản lí và năng suất của nhân viên từ xa.

Mục đích:

  • Quản lý biết được nhân viên của mình đang có năng suất như thế nào, tăng hay giảm trong bối cảnh làm việc từ xa
  • Nếu năng suất tăng thì do yếu tố nào tác động, có thể phát huy và nhân rộng cho các thành viên khác hay không
  • Nếu năng suất giảm thì do nhân viên gặp khó khăn gì để kịp thời hỗ trợ
  • Những cách mà Quản lý có thể làm để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn

Phần 1 – Đánh giá năng suất của nhân viên làm việc từ xa

I. Tiêu chuẩn để đánh giá năng suất (Performance standards)

  • Số lượng: khối lượng công việc cần hoàn thành
  • Chất lượng: chất lượng đúng với yêu cầu
  • Thời gian: đúng giờ, đúng hạn

Nguồn: Managing Employee Performance – by University of Minnesota

Ví dụ đối với công việc của Chuyên viên nhân sự

  • Khối lượng: Tỷ lệ hoàn thành số lượng công việc được giao (tuần/tháng)

Ví dụ: tuần này cần hoàn thành 10 task, kết quả hoàn thành được 8 task. Do vậy tỷ lệ hoàn thành là 80% (lưu ý nhân với hệ số nếu có)

  • Chất lượng và thời gian

Công việc

Tiêu chuẩn chất lượng

Tiêu chuẩn thời gian

Làm lương

  • Số liệu lương của nhân viên đúng 100%
  • Trả lương vào ngày 25-30 hàng tháng

Trao đổi hiệu suất CFR

  • 100% nhân viên hoàn thiện CFR: bao gồm nhân viên tự đánh giá và checkin 1:1 với quản lý trực tiếp
  • Báo cáo kết quả cho BOM
  • Hoàn thành CFR từ ngày 1-8 của tháng kế tiếp

Báo cáo nhân sự

  • Cần có các thông tin: chi phí, tuyển dụng, đào tạo, hiệu suất, HIP
  • Thông tin chính xác, ngắn gọn, có biểu đồ
  • Từ ngày 1-5 của tháng tiếp theo

II. Đánh giá performance của nhân viên làm việc từ xa

  • Khối lượng công việc được giao, số lượng sản phẩm bàn giao hàng tuần 
    • Theo kế hoạch thực hiện KR
    • Các công việc vận hàng daily
    • Các công việc được giao phát sinh
  • Chất lượng công việc đã bàn giao: xem xét trên tiêu chuẩn của từng công việc (ví dụ công việc của nhân viên nhân sự bên trên)
  • Đánh giá dựa trên các số liệu và kỳ vọng rõ ràng
    • Sự tăng trưởng hàng tuần của OKR
    • Kết quả KPI 

III. Gợi ý một số cách để thu thập thông tin về năng suất

  • Có bảng công việc chung của cả nhóm trong tuần
    • Họp giao ban đầu tuần để lên kế hoạch và phân công công việc
    • Đưa lên bảng công việc chung trên trello và chia sẻ cho cả nhóm
    • Dễ dàng nắm được tiến độ hàng ngày
  • Giao việc, báo cáo và checkin hàng tuần
    • Giao việc cho nhân viên vào đầu tuần
    • Chia sẻ bảng công việc của nhân viên cho quản lý (lưu ý việc nhân viên cảm thấy bị kiểm soát)
    • Cuối tuần yêu cầu nhân viên báo cáo kết quả 
    • Trao đổi 1:1 với nhân viên hàng tuần (CFR): ghi nhận điểm tốt, nắm bắt các khó khăn và giúp nhân viên tháo gỡ
  • Daily report: các thành viên báo cáo kết quả làm việc hàng ngày (public trong nhóm hoặc cả công ty)
  • Thu thập phản hồi từ nhiều kênh: nhân viên tự đánh giá, yêu cầu phản hồi từ các thành viên nhóm và đánh giá từ phía Quản lý để có cái nhìn đa chiều.

Phần 2 – Gợi ý những cách quản lý có thể làm để giúp nhân viên làm việc từ xa hiệu quả

I. Hiểu những thách thức khi làm việc ở xa

  • Thiếu sự tương tác mặt đối mặt

Phần lớn quản lý sẽ lo lắng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ và hiệu quả. Còn nhân viên cảm thấy không hiểu nhu cầu của mình và không giúp mình hoàn thành được tốt công việc.

  • Khó khăn trong việc tiếp cận thông tin

Mất nhiều thời gian và nỗ lực trong việc có được thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc có được câu trả lời cho một việc có vẻ đơn giản, cũng trở thành trở ngại khi làm việc từ xa

  • Cảm thấy cô đơn

Thiếu sự tương tác xã hội trong thời gian dài sẽ khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập, cảm thấy mình ít thuộc về tổ chức, thậm chí có thể gia tăng ý định rời khỏi công ty.

  • Sự mất tập trung 

Khi làm việc tại nhà, vừa lo việc gia đình vừa phải làm việc là yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.

  • Gặp phải hội chứng tâm lý “kẻ mạo danh – imposteron” 

Nỗi sợ quản lý và các thành viên không biết mình đang nỗ lực, lo lắng về việc không thực hiện đủ tốt trong công việc của mình.

II. Những việc quản lý có thể làm để giúp nhân viên làm việc hiệu quả

1. Checkin hàng ngày

  • Thiết lập các buổi checkin hàng ngày với nhân viên thông qua gọi điện hoặc video call, có thể là 1:1 nếu nhân viên làm việc độc lập hoặc cả nhóm nếu công việc có tính cộng tác.
  • Quan trọng là các buổi checkin này diễn ra đều đặn và cho nhân viên biết đó là kênh để họ có thể tham khảo ý kiến của bạn và những câu hỏi của họ sẽ được lắng nghe.

2. Cung cấp nhiều công cụ giao tiếp

  • Email, Slack, Zoom,… ưu tiên các công cụ video call

3. Xây dựng qui tắc giao tiếp như khi nào thì dùng công cụ gì?

  • Hãy cho nhân viên biết cách tốt nhất và thời gian thuận lợi nhất để liên lạc với bạn trong ngày làm việc. Cần thiết lập qui tắc này sớm và cam kết vs nhân viên
  • Ví dụ gấp thì gọi điện, không gấp thì chat, họp thì dùng video call,…

4. Tạo cơ hội tương tác xã hội

  • Thiết lập các buổi trò chuyện về các chủ đề khác ngoài công việc như các bữa tiệc ảo, uống beer online, ăn trưa online,…
  • Điều này nghe có vẻ giả tạo và ép buộc nhưng các nhà Quản lý có kinh nghiệm quản lý nhân việc từ xa (và bản thân những người làm việc từ xa) cho rằng việc này giúp nhân viên giảm cảm giác bị cô lập, thúc đẩy cảm giác thân thuộc.
  • Phá băng trước khi bắt đầu buổi họp bằng vài bài hát, hay buôn chuyện, hoặc chia sẻ về về nơi các thành viên đang ngồi làm việc,.. 

5. Khuyến khích và hỗ trợ về cảm xúc

  • Nghiên cứu về trí tuệ và sự lây lan cảm xúc cho biết nhân viên nhìn vào người quản lý để biết cách phản ứng với những thay đổi đột ngột hoặc tình huống khủng hoảng.
  • Nếu người quản lý truyền đạt sự căng thẳng và bất lực sẽ gây ra hiệu ứng “trickle-down” xuống đến nhân viên (trickle-down: được sử dụng để chỉ một tình huống trong đó một cái gì đó bắt đầu ở phần cao của hệ thống lan ra toàn bộ hệ thống)
  • Các nhà lãnh đạo hiệu quả thực hiện một cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng, lắng nghe những lo lắng và đồng cảm với những vấn đề của nhân viên, nhưng cũng khẳng định sự tự tin đối với đội nhóm của họ.
  • Với sự hỗ trợ này, nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận thử thách với ý thức về mục đích và sự tập trung.

6. Cá nhân hóa về khung thời gian làm việc

  • Chấp nhận việc mỗi cá nhân có một khung giờ làm việc để thuận lợi nhất cho công việc của công ty và công việc cá nhân

7. Xác định kỳ vọng rõ ràng về công việc 

  • Xác định rõ ràng sản phẩm mà nhân viên cần bàn giao, các nhiệm vụ, thời gian cần hoàn thành
  • Rõ ràng về yêu cầu báo cáo tiến độ (hàng ngày/hàng tuần,…) và giữ cho nhân viên chịu trách nhiệm.

8. Xây dựng niềm tin

  • Giữ lời hứa và duy trì các cuộc trao đổi thường xuyên
  • Hỗ trợ nhân viên phát triển và thực hiện công việc thành công

9. Cung cấp phản hồi liên tục 

  • Tổ chức các buổi trao đổi hiệu suất riêng 1:1 hàng tuần/tháng 

Luyến Dương – Tham khảo và tổng hợp từ HRB, Prosky, Gallup, Zapier

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.