Tổ chức công việc từ xa 20 cách làm việc tại nhà hiệu quả

,

Làm việc từ xa có thể đem lại nhiều yếu tố lợi thế nhưng sẽ chỉ khi bạn có thể duy trì và tăng hiêu suất làm việc tại nhà hiệu quả, cân bằng giữa công việc và cuộc sống cùng với nuôi dưỡng những mối quan hệ kinh doanh.

Một nhà nghiên cứu về hiệu suất làm việc – Jull Duffy đã chỉ ra những cách để tăng hiêu suất khi làm việc tại nhà

Thế giới ngày nay đã không còn xoay quanh những văn phòng mở, mọi người tìm những công việc trong mơ của họ có thể làm ngay tại nhà, tránh xa những cuộc phỏng vấn.

Làm việc từ xa đem lại nhiều lợi thế nhưng cũng cần những chiến lược khôn ngoan để đưa nó tới thành công

Tôi đã từng làm việc từ xa trong khoảng vài năm và cũng có nhiều bạn bè và đồng nghiệp làm điều tương tự. Tất cả chúng tôi đều phải đối mặt với những khó khăn khác nhau, không chỉ vì chúng tôi mỗi người có một cá tính riêng mà cũng là bởi lối sống đa dạng của mỗi người và loại công việc chúng tôi làm.

Dù là với hoàn cảnh đặc nào thì những vấn đề phải đối mặt ẩn đằng sau vẫn luôn là giống nhau

1. Duy trì giờ làm việc cố định

Hãy lên lịch và nghiêm túc thưc hiện điều đó, có một hướng dẫn cụ thể và rõ ràng khi nào làm việc giúp những người làm việc từ xa có thể cân bằng giữa gia đình và cuộc sống. Làm việc không theo một giờ cố định nào sẽ gây gại cho bạn và với bất kỳ một người làm việc từ xa nào.

Làm việc từ xa đôi khi đồng nghĩa với việc bạn phải bắt đầu ngày làm việc sớm hơn vì có thể khác với thời gian vùng miền của một ai đó. Khi bạn làm như vậy, hãy dậy sớm hơn và ngủ bù vào sáng hôm sau. Hãy cài đặt những ứng dụng giúp theo dõi thời gian tự động như RescueTime sẽ giúp bạn xem bạn có đang theo sát lịch trình của mình hay không.

2. Tao ra những thói quen trước giờ làm việc buổi sáng

Việc quyết định ngồi bàn làm việc và bắt đầu làm việc vào một khoảng thời gian cố định hằng ngày là một vấn đề, việc tạo ra một thói quen làm việc hiệu quả giúp bạn bắt đầu được công việc buổi sáng lại là một thách thức khác.

Đâu sẽ là điều đầu tiên bạn làm để bắt đầu công việc, đó có thể là pha một cốc café, hoặc sau một cuộc chạy bộ buổi sáng. Đó cũng có thể là khoác lên mình một bộ trang phục.

3.  Hãy thiết lập những nguyên tắc sử dụng không gian chung với những người sống cùng bạn

Hãy thiết lập một bộ nguyên tắc với những người giong gia đình bạn hoặc chia sẻ chung không gian mà bạn đang làm việc. Nếu bạn có con trở về nhà sau khi từ trường học mà bạn vẫn đang trong giờ làm việc, họ cần những nguyên tắc để biết việc họ nên hoặc không nên làm gì trong lúc bạn đang phải làm việc.

Thêm vào đó, không chỉ vì bạn đang ở nhà và bạn hoàn toàn có thể mở cửa cho những dịch vụ viên chăm sóc động vật bước vào nhà bạn không đồng nghĩa với việc những thành viên khác trong gia đình nghĩ rằng bạn sẽ luôn có thể làm điều đó.

Nếu đó là cách bạn phân chia công việc trong nhà, hoàn toàn được nhưng nếu bạn cứ để nó diễn ra như vậy thì bạn có thể sẽ mất đi những lợi thế và hiệu suất của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

4. Lên lịch nghỉ ngơi

Hiểu rõ chính sách công ty của bạn, giờ nghỉ là giờ nào thì hãy thực hiện nghiêm túc việc đó, nếu bạn tự làm chủ thì hãy dành cho bản thân mình những khoảng nghỉ giữa chừng trong một ngày và đi xa khỏi màn hình máy tính và điện thoại. Một tiếng ăn trưa và 15 phút nghỉ ngơi là những tiêu chuẩn của những nhân viên toàn thời gian tại Mỹ

5. Hãy thật sự dành thời gian nghỉ ngơi, nghỉ đầy đủ

Đừng tự ý cắt ngắn những giờ nghỉ đặc biệt là bữa trưa của bạn, hãy dùng những ứng dụng như là TimeOut dành cho MacBook và Smart Break dành cho Windows, để ép bản thân bản phải rời khỏi máy tính trong đúng 60 phút. Hoặc đơn giản là bạn hãy đặt giờ trên chính màn hình của bạn, nếu bạn quay trở lại khi mới được 40 phút, hãy đi nốt 20 phút còn lại

6. Rời khỏi nhà

Bạn không cần phải ăn ở ngoài hằng ngày, nhưng bạn cần thử rời khỏi nhà thường xuyên và lời khuyên này cũng áp dụng đối với những người làm việc tại văn phòng.

Hãy rời khỏi tòa nhà bạn đang làm việc ít nhất 1 lần mỗi ngày. Cơ thể bạn cần được di chuyển, hơn thế nữa, không khí trong lành và ánh sáng tự nhiên tốt cho bạn, hãy dạo chơi bên ngoài nhiều hơn

7. Đừng ngại cần yêu cầu những gì bạn cần

Nếu bạn đang làm cho một công ty hoặc tổ chức hỗ trợ bạn làm việc từ xa, hãy yêu cầu những thiết bị cần thiết sớm nhất có thể để bản có thể bắt đầu làm việc tại nhà, hoặc trong một hay hai ngày đầu tiên khi bạn nhận ra bạn cần những thứ mới mẻ.

Điều này rất quan trọng bởi những gì bạn yêu cầu là những gì bạn cần để khiến cho công việc được hoàn thành một cách thoải mái, bao gồm màn hình, bàn phím, chuôt, ghế, máy in và các phần mềm … Các tổ chức hỗ trợ nhân viên làm việc tại nhà thường sẽ có ngân sách cho các thiết bị văn phòng tại gia đình.

Hãy hỏi những thiết bị đó bao gồm những gì và chu kỳ thời gian sử dụng của chúng ra sao. Bạn cũng đừng quên về việc hỏi về những khoản vay hoặc ai sẽ trả tiền cho những đơn ship hàng bị trả lại hoặc những thiết bị đã hết hạn sử dụng

8. Giữ một không gian làm việc riêng

Trong một thế giới lý tưởng, những nhân viên làm việc từ xa sẽ không chỉ có một văn phòng tương tác tốt mà sẽ bao gồm 2 máy tính, một cho công việc công ty và một cho công việc cá nhân. Điều này sẽ giúp bảo mật hơn cho người lao động và giúp bạn làm tất cả những hoạt động NSFW một cách riêng tư.

Nhưng không phải tất cả mọi người đều có một không gian tách biệt tại nhà và việc có 2 chiếc máy tính cùng lúc không phải luôn luôn là hiện thực. Thay vào đó, chỉ có một chiếc máy tính để bàn để cho công việc công ty.

Ví dụ, Khi laptop của bạn được kết nối với màn hình và một bàn phím gắn ngoài, đó là thời gian dành cho công việc, nhưng khi chỉ sử dụng laptop đó là thời gian riêng tư của bạn. Bạn cũng có thể phân chia lại ổ cứng và một tài khoản tách biệt cho công việc riêng của mình.

9. Duy trì một số điện thoại dành riêng cho công việc

Cài đặt một số điện bạn chỉ sử dụng với đồng nghiệp và khách hàng. Đó có thể không cần là một đường dây cố định, một số điện thoại di động hoặc một chiếc SIM card. Nó có thể là dịch vụ VoIP như Google Voice, hãy giữ một số điện thoại tách biệt giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống

10. Sử dụng một VPN

Sử dụng một VPN bất cứ khi nào bạn kết nối mạng, đó có thể là Wi-Fi tại khi làm việc chung, quán café, thư viện và tại sân bay. Một vài tổ chức có VPNs của riêng họ giúp các nhân viên truy cập vào servers hoặc website mà có lưu những thông tin chỉ được lưu hành nội bộ.

Tương tự như vậy, bạn cũng sẽ cần một VPN tại nhà. Trong nhiều trường hợp, đó là một ý tưởng tốt để bạn có thói quen rời khỏi các VPN đã được kết nối sẵn.

11. Tương tác xã hội với đồng nghiệp

Sự cô đơn, mất kết nối và bị cô lập là những vấn đề thông thường với làm việc từ xa, đặc biệt là với những người hướng ngoại. Các công ty với văn hóa làm việc từ xa cần phải luôn luôn cung cấp nhiều cách giúp tăng tương tác xã hội.

Ví dụ, bạn có thể tạo những kênh riêng với các đồng nghiệp khác để nói về những thú vui chung, gặp gỡ những người ở trong cùng một khu vực hoặc đi chơi xa cùng nhau. Quan trọng là phải tìm ra mức độ tương tác thế nào để bạn cảm thấy được kết nối và không bị tách biệt.

Ngay cả khi bạn là một người rất hướng nội và không thích tương tác xã hội, hãy thử những trải nghiệm tương tác mới và bạn sẽ làm quen với họ. Nếu bạn không ở trong một công ty có văn hóa làm việc từ xa thật sự mạnh mẽ, bạn sẽ cần phải tích cực hơn trong việc nuôi dưỡng và cải thiện các mối quan hệ.

12. Hãy tham gia những cuộc họp và được lắng nghe

Bây giờ, bạn sẽ là một phần trong những cuộc gọi điện video, hãy đảm bảo rằng bạn luôn đóng góp tiếng nói trong cuộc gọi để mọi người biết rằng bạn vẫn đang hiện diện trong cuộc gọi. Một câu nói đơn giản “Thanks, everyone. Bey!” khi gần kết thúc cuộc họp sẽ thật sự y nghĩa mà không chỉ dừng lại ở việc những người trong cuộc gọi biết đến sự hiện diện của bạn

13. Dành thời gian cho những cuộc gặp trực tiếp

Nếu nhân viên của bạn không thật sự chú ý đến việc mời bạn vào chung cuộc gọi với những nhân viên khác, hãy đề xuất cuộc gặp hàng năm hoặc nửa năm một lần trong hợp đồng. Đó có thể là buổi lên kế hoạch, buổi huấn luyện đào tạo hoặc một buổi team building.

Hoặc gắn nó với một sự kiện kinh doanh nào đó, như cuộc họp tài chính năm, buổi hội thảo hoặc một cuộc vui tại văn phòng. Đừng đợi để được mời bởi một ai đó trong văn phòng. Hãy năng động lên

14. Dành thời gian cho những ngày nghỉ ốm

Khi bạn ốm, hãy dành thời gian nghỉ ngơi mà bạn cần. Nếu bạn có những ngày này như một chế độ phúc lợi của công ty, thì bạn có những ngày nghỉ hoàn toàn đúng chế độ. Việc cố gắng đi làm khi bạn ốm mà không sử dụng những ngày nghỉ giống như việc ném tiền qua cửa sổ. Nếu bạn là một freelancer không có những ngày nghỉ, sẽ rất dễ để rơi vào những cái bẫy của thời gian – tiền bạc. Bạn sẽ nhận thấy hiệu suất làm việc của bạn được cải thiện trong một thời gian dài nếu bạn để cho cơ thể nghỉ ngơi khi cần.

15. Hãy tìm kiếm những cơ hội đào tạo

Khi bạn không ở trong văn phòng với những đồng nghiệp, bạn có thể sẽ bỏ lữ những buổi huấn luyện và khóa học phát triển kỹ năng. Công ty bạn có thể sẽ quên việc đưa bạn vào danh sách các khóa học đào tạo trực tuyến.

Bạn có thể sẽ lỡ những cơ hội học hỏi thứ gì đó hữu dụng. Trong điều kiện việc huấn luyện là mệnh lệnh từ cấp trên, nếu đó là khóa học bạn cần cho việc phát triển sự nghiệp, hãy hỏi hoặc đề xuất việc đó. Nếu bạn đã có một danh sách các buổi huấn luyện cần được chú ý, sẽ là cơ hội để yêu cầu một kỳ huấn luyện tới trưởng bộ phận

16. Thúc đẩy tương tác trao đổi

Làm việc từ xa đòi hỏi bạn cần thúc đẩy việc tương tác của mình, hãy nói cho mọi người biết về lịch trình và kế hoạch của bạn cũng như khi nào thì bạn sẵn sàng cho những cuộc trao đổi. Khi nào bạn hoàn thành một dự án hoặc một nhiệm vụ quan trọng, ví dụ như vậy.

Việc thúc đẩy tương tác không đồng nghĩa với việc bạn phải viết một bản dài để giải thích từng công việc nhỏ của bạn mà nó chỉ mang đến sự kể lể không cần thiết.

17. Hãy tích cực

Tôi thích những thông điệp rõ ràng, nhưng tôi biết rằng càng ít thời gian nói chuyện face-to-face tôi càng ít biết cách để điều chỉnh tone giọng của mình. Khi bạn làm việc từ xa toàn thời gian, bạn phải trở nên tích cực, nếu không bạn sẽ sợ hãi để nói lên tiếng nói của mình.

Điều đó thật không may nhưng đúng là như vậy, vì vậy hãy can đảm nói lên ý kiến của mình, tìm những biểu tượng cảm xúc, bạn sẽ cần đến nó

18. Hãy tận dụng cơ hội làm việc từ xa

Hàng tuần, tôi nướng một ổ bánh mỳ vì tôi có thể và tôi tậ hưởng điều đó. Khi tôi làm việc trong văn phòng toàn thời gian, tôi đã rất khó khăn để tìm kiếm thời gian để đưa một thứ gì đó vào lò nướng. Nhưng với làm việc từ xa, hãy tận dụng điều đó, bạn xứng đáng với điều đó

19. Đừng quá khắt khe với bản thân mình

Những người làm việc từ xa thành công thường có những nguyên tắc vô cùng kỳ luật, và sau cùng thì sẽ cần một sự tập trung nghiêm túc để có thể hoàn thành những công việc toàn thời gian tại văn phòng từ không gian tại nơi sống.

Mọi người thường mất sự tập trung vào một lúc nào đó, nếu bạn đang thấy bạn thân mình làm việc một phút và lại đặt chuyến bay cho kỳ nghỉ sắp tơi, đừng trách bản thân mình mà thay vào đó hãy tự hỏi liệu những người khác trong văn phòng có đang làm điều tương tự, nếu có thì hãy để bản thân được thoải mái rồi quay trở lại làm việc

20. Kết thúc một ngày của bạn với một thói quen

Như cách mà bạn bắt đầu ngày làm việc bằng một thói quen, tạo ra một thói quen như là một tín hiệu để kết thúc ngày làm việc, đó có thể là một ứng dụng thông báo hoặc dắt chó đi dạo hoặc một lớp yoga lúc 6 giờ tối.

Bạn cũng có thể có một thói quen tương tự như vậy bằng cách tắt máy tính của mình và bật nghe những chương trình podcast yêu thích. Bất kể là bạn chọn điều gì, hãy làm điều đó thường xuyên và đánh dấu hết giờ làm việc của mình

Hãy tối ưu cho cá nhân bạn

Trên tất cả, hãy tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn, thỉnh thoảng câu trả lời khá rõ ràng nhưng thỉnh thoảng bạn sẽ cần những ý tưởng từ những người cùng hội cùng thuyền với bạn.

Một cộng đồng hỗ trợ những người làm việc từ xa luôn luôn có ngoài kia khi bạn cần họ, có thể là trên kênh Slack của tổ chức hoặc những trên blogs hoặc Twitter

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.